Đã đăng ký hóa đơn hợp lệ ở Nhật: người giao hàng cần tự xuất hóa đơn khi nào?

“Tôi đã có mã đăng ký invoice. Từ kỳ thanh toán tới có phải tự gửi hóa đơn không?” Trước tiên hãy xem hợp đồng và hỏi bên trả tiền. Bảng thu nhập trên ứng dụng, thông báo thanh toán của công ty và hóa đơn do bạn lập có vai trò khác nhau. Việc được cấp mã đăng ký không tự động có nghĩa là bạn phải gửi thêm một hóa đơn cho mọi chuyến giao.

Hỏi rõ ai lập chứng từ, chứng từ áp dụng cho giao dịch và kỳ nào. Nếu bạn phải lập hóa đơn, đối chiếu mã đăng ký, ngày giao dịch, nội dung và số tiền với hướng dẫn của Cơ quan Thuế quốc gia Nhật Bản (NTA). Giữ bản sao cùng bảng thu nhập liên quan.

Hỏi bên trả tiền trước khi gửi

Qua kênh hỗ trợ chính thức của ứng dụng hoặc người phụ trách hợp đồng, hãy hỏi: ai là bên thanh toán, chứng từ nào đang được dùng, chứng từ đó bao gồm kỳ và giao dịch nào, bạn có cần tự lập hóa đơn không, gửi mã đăng ký ở đâu và sửa sai bằng cách nào. Lưu lại câu trả lời. Tự gửi thêm hóa đơn khi chưa xác nhận có thể khiến ngày hoặc số tiền trên hai chứng từ không khớp.

Nếu tự lập hóa đơn, kiểm tra những mục nào?

Hướng dẫn invoice của NTA (tiếng Nhật) nêu các mục cần ghi: tên người phát hành và mã đăng ký, ngày và nội dung giao dịch, tổng tiền theo từng mức thuế và mức thuế áp dụng, tiền thuế theo từng mức, cùng tên bên nhận. Nếu có hàng hóa thuộc thuế suất giảm, phải thể hiện dấu hiệu tương ứng. Đừng tự suy đoán mức thuế của công việc giao hàng từ bài này; hãy xác nhận với bên trả tiền, cơ quan thuế hoặc chuyên gia thuế. Quy định về hóa đơn giản lược chỉ áp dụng cho một số ngành, không thể mặc nhiên áp dụng cho mọi hợp đồng giao hàng.

Đối chiếu trước khi bấm gửi

1. So khớp tên đối tác và kỳ làm việc với bảng thu nhập.
2. Tách doanh thu gộp, phí và khoản điều chỉnh; tiền vào tài khoản ngân hàng không nhất thiết là số tiền phải ghi trên hóa đơn.
3. Kiểm tra mã đăng ký, giao dịch, bên nhận, mức thuế và số thuế.
4. Ghi lại ngày và cách đã gửi; nếu sửa, giữ liên hệ giữa bản cũ và bản mới.

Nếu số tiền chuyển khoản khác bảng thu nhập, hỏi bên trả tiền về kỳ quyết toán, phí và thời điểm chuyển. Nếu còn phân vân có nên đăng ký invoice hay không, hãy đọc bài riêng trước.

Giữ bản sao và tài liệu đối chiếu

NTA yêu cầu người phát hành invoice đã đăng ký lưu bản sao hóa đơn mình phát hành. Lưu cùng bảng thu nhập, chứng từ ngân hàng và trao đổi với đối tác để tra lại được giao dịch. Quy tắc lưu hóa đơn bạn nhận có thể khác theo cách tính thuế tiêu dùng; sổ sách thuế thu nhập cũng cần xem xét riêng. Hỏi cơ quan thuế hoặc chuyên gia về hình thức và thời hạn lưu trong trường hợp của bạn.

Có nên dùng phần mềm kế toán?

Phần mềm có thể giúp ghép bảng thu nhập, hóa đơn và khoản tiền về tài khoản. So sánh khả năng lập invoice, lưu bản sao, đối chiếu số tiền, hỗ trợ điện thoại, phí và điều kiện hủy. Mua phần mềm không tự bảo đảm chứng từ đúng luật.

Trang so sánh có quảng cáo: Phần mềm kế toán cho người giao hàng (tiếng Nhật). Hãy kiểm tra giá và điều kiện hiện hành trên trang chính thức trước khi đăng ký.

Hỏi ở đâu khi chưa chắc?

Hỏi nền tảng hoặc công ty ký hợp đồng về quy trình chứng từ. Với nội dung hóa đơn, lưu trữ và khai thuế, tham khảo kênh tư vấn của NTA (tiếng Nhật) hoặc chuyên gia thuế. Khi liên hệ, hãy hỏi có hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn không. Bạn cũng có thể liên hệ Bakusoku về bài viết; chúng tôi không thể kết luận nghĩa vụ thuế cá nhân.

Kiểm tra ngày 21/10/2026. Quy định và hướng dẫn từ bên trả tiền có thể thay đổi.